Образец расписания по матрице эйзенхауэра. Квадрат Эйзенхауэра: сосредоточьтесь на важном, отбросьте несущественное. Как возник этот принцип, кем сформирован

Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности , выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел , теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными . Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий . Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка , боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям .

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию . Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно . Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи .

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

Квадрант 4: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы .

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность . Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня . Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти , уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти , делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти , вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

1. Помещение дел в список освобождает ваш разум . Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы .
2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач . Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас . Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать , даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр

Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.

Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».

Таким образом, выделяют четыре группы дел:

1. Важные и срочные дела;
2. Важные и несрочные дела;
3. Неважные и срочные дела;
4. Неважные и несрочные дела.

В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».

К первой группе (Важные и срочные) относятся дела , при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».

Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.

Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.

Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.

Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.

Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.

Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.

«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.

Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела , которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».

Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).

Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.

Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».

• Стремитесь уменьшить до 1-2 количество проектов из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно; Большее их количество ваше рабочее время вместить, пожалуй, неспособно.
• Стремитесь к тому, чтобы все задачи , имеющие стратегическое значение находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно. В том случае, если вы реализуете проект со статусом «важно и не срочно», но не можете справиться самостоятельно – привлекайте исключительно тех, кто компетентен в данном вопросе. Также резервируйте время для контроля и исправления возможных ошибок!
• Дела «неважные, но срочные» — передавайте своим помощникам или, если есть возможность, отдавайте тем, кто специализируется на подобных вопросах.
• «Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в ваше рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, стремитесь уклоняться от совещаний, которые ничего не несут и т.п.

• Создатель метода Эйзенхауэра
• Принцип метода Эйзенхауэра
• • А (важное и срочное)
  • В (важное, но не срочное)
  • С (срочное, но не важное)
  • D (несрочное и неважное)
• Матрица Эйзенхауэра: пример
• Заключение

Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования .

Квадрат Эйзенхауэра - инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.

Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.

Создатель метода Эйзенхауэра

Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.

Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует - его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат - важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

• важное и срочное
• важное, но не срочное
• срочное, но не важное
• неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Таблица Эйзенхауэра - визуальный помощник

Мозг человека устроен так, что мы лучше понимаем структурированную информацию - разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.

Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника - так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.

Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?

Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.

А (важное и срочное)

Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи - значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.

Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:

• преодоление кризисов;
• работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срывам целей;
• решение вопросов, способных привести к ухудшению уровня жизни, несущих угрозу карьере или благополучию в семье;
• проблемы со здоровьем.

Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.

В (важное, но не срочное)

Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.

Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.

Здесь находятся такие задачи:

• выполнение текущих проектов по работе;
• бытовые дела, связанные с материальной базой вашей семьи;
• подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными;
• самообразование;
• профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.

Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.

С (срочное, но не важное)

Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета - ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.

К срочным, но неважным делам относятся:

• некоторые звонки и встречи;
• внезапно возникающие бытовые неприятности;
• жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры);
• просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.

Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.

Главное - не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот - отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.

D (несрочное и неважное)

В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:

• сериалы и соцсети;
• вредные развлечения;
• болтовня по телефону;
• общение с токсичными людьми;
• действия, способствующие прокрастинации;
• некоторая рутинная работа;
• заморочки перфекциониста.

Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли - вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать - а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.

Как правильно распределить задачи в таблице?

Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.

Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:

1. Необходима ли эта работа для продвижения к главным целям? (Будут ли у меня проблемы, если я не сделаю этого?) ДА - важное, НЕТ - не важное.
2. Если я не сделаю это сейчас, утратит ли актуальность эта задача завтра? ДА - срочное, НЕТ - не срочное.

Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем - из зеленого.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Составлять матрицу лучше утром . Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.

Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела - именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.

Ваша матрица может выглядеть так:

Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный - для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.

Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента - в таком случае его лучше поручить отделу SMM , привязав информацию об акции.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра - в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Матрица Эйзенхауэра - метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.

Время не купишь за деньги, а так хотелось бы овладеть секретами бытия и прибавить к суткам еще хотя бы час. Все просто: планирование – ваш идеальный помощник на пути к благополучию. Именно планирование поможет выйти из постоянного состояния цейтнота и избегать раздражительности и разочарования.

Матрица Эйзенхауэра помогает добиться большего и решает важные задачи планирования. Состояние выжатого лимона – это стандартное состояние большинства людей в конце рабочего дня. Ситуацию можно изменить с разворотом на 180 градусов.

Впервые серьезным поиском решения задачи эффективного распределения времени занялся выдающийся политик, а в прошлом талантливый военный, 34 президент Соединенных Штатов – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Все больше людей предпочитают использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения эффективности в делах.

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США - на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.

Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных. Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

• Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
• Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
• Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
• Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:

• Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
• Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра. Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
• Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.

При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:

• Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
• Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
• Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.

Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии.

1. Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
2. Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
3. Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
4. Отправить коллеге из другого города по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
5. Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).

В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.

Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:

• Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
• Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
• В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
• Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.

Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в , если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

• Вы всегда составляете список задач?
• Вовремя отвечаете на письма?
• Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
• Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
• В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
• Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

1. Не перегружайте себя второстепенными делами.
2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
3. Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
4. Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

Вывод

Итак, матрица Эйзенхауэра – пример распределения дел. Вольтер говорил: «Утром я составляю планы, а днем делаю глупости». Эйзенхауэр предоставил идеальный метод, как этих глупостей избежать. Помогите себе стать счастливее и успешнее. Пользуйтесь таблицей на практике, и результат не заставит себя долго ждать.

Время нам не подвластно, но мы можем распоряжаться своим временем эффективно.